Ahorrar tiempo en juntas, facilidad de conexión, comparte desde cualquier dispositivo, juntas virtuales, administración total por parte de IT son algunas de las ventajas de tener tus salas equipadas con tecnología.
Si bien es cierto que la pandemia nos ha obligado a trabajar desde casa, pronto pasará esto y regresaremos a nuestros lugares habituales de trabajo. Tener las salas equipadas además va ayudar a tener un regreso ordenado donde en un principio no puede estar el 100% de la gente y muchas de las juntas seguirán siendo virtuales. Recordar que debido a las medidas de distanciamiento social ahora las salas de junta cuentan prácticamente con la mitad de capacidad, lo que va hacer que algunos participantes se encuentren en alguna otra ubicación.
Podemos equipar cualquier tamaño de sala de junta desde espacios pequeños para 2 a 4 personas hasta salas de consejo o auditorios completos. A continuación enumeramos algunos de los sistemas que normalmente forman parte del equipamiento de una sala de juntas:
- Puntos de conexión. Aunque parezca un tema banal o sencillo este punto es sumamente importante porque es el que nos va a dar la versatilidad de conexión de los equipos que traigan los usuarios al sistema de proyección y evitar los molestos cables colgando o cruzando por todos lados. Básicamente la conexión se puede hacer de dos formas:
- Alámbrica – Aquí se dejan puertos de conexión – actualmente se usan puertos HDMI – aunque dependiendo de los equipos con los que cuente la empresa se pueden dejar otro tipo de puertos como VGA, Dislplay Port, etc. Estos puertos pueden ubicarse en diferentes lugar para hacer fácil la conexión de varios usuarios a la ves si así se requiriera. Para salas pequeñas basta una conexión al centro de la mesa, para salas medianas puede haber dos o tres conexiones a lo largo de la mesa y para salas mas grandes a parte de tener varias conexiones sobre la mesa se pueden tener conexiones también en podios o algunos otros lugares para conexiones auxiliares.
- Inalámbrica. También es posible que los usuarios transmitan el contendido de sus dispositivos en forma inalámbrica sin necesidad de ningún cable. Esta forma es la mejor ya que evita tener cables físicos y además por su misma arquitectura permite la conexión de diferentes usuarios de forma simultánea.
- Microfonia. Debido al tamaño de la sala y ahora que todos los días se usan reuniones virtuales un micrófono cumple con una función primordial al proveer a todos los asistentes a la junta un audio de claridad y en muchas ocasiones con alta definición. Para salas pequeñas con un micrófono será suficiente pero para salas medianas y grandes se tienen que incorporar mas de un micrófono para que cualquier persona que hable dentro de la sala sea escuchada con claridad en el sitio remoto.
- Bocinas. Normalmente se ocupan en espacios de medianos a grandes donde ya es difícil escuchar lo que una persona esta diciendo en el extremo de la mesa. Estas se usan para reforzar la escucha localmente.
- Switcheo de señales. Esta parte es muy importante y tiene que ver con qué tanta interacción necesitamos de los usuarios. Puede ser tan sencillo como de un punto de conexión o presentador a la pantalla o proyector o puede requerirse colaboración y presentación múltiple por parte de varios usuarios. También dependiendo las necesidades de las juntas se puede requerir inyectar video de alguna otra fuente ya sea algun medio público como SKY, material grabado por la misma empresa, etc. Estos sistemas inclusive permiten hacer anotaciones sobre las presentaciones y guardar dichas notas vía electrónica. Si fuera necesario también se puede guardar todo el audio de la reunión.
- Proyección. Básicamente existe dos formas de presentar: una es usando monitores tipo televisiones o la otra es usar un proyector y una pantalla de proyección. Debido al abaratamiento de monitores ahora es factible tener monitores de hasta 85″ a precios relativamente buenos y con la ventaja de tener una mayor luminosidad en la imagen, si lo que buscamos es tamaño porque se quiere proyectar mucha información con letra pequeña lo mejor es optar por un proyector y una pantalla. Las pantallas de proyección pueden ser: fijas, retráctil manual y retráctil eléctrica. El tamaño de la pantalla dependerá del tamaño de la sala de juntas ya que tiene que guardar cierta proporción.
- Automatización. Para automatizar una sala también hay diferentes opciones. Se puede automatizar desde una sala pequeña con un control muy sencillo y quitar la carga de la operación a los usuarios, hasta automatizaciones mas completas donde se puede incluir una o varias pantallas táctiles donde a través de un diseño muy intuitivo se ofrece a los usuarios las opciones con las que cuenta la sala. La idea de la automatización es hacer la operación de la sala cosa de niños.
- Extras. Aunque puede aplicar para salas de cualquier tamaño normalmente los siguientes sistemas aplican para salas de medianas a grandes:
- Control de iluminación. Tener el control de la iluminación nos da la versatilidad de jugar con la iluminación para cualquier tipo de presentación, por ejemplo no es la misma cantidad de luz que se requiere para una videoconferencia que para una plática local.
- Control de clima. También se puede automatizar e incorporar dentro del sistema, para que, con el toque de un dedo directamente desde una pantalla táctil o tableta se pueda llegar a la temperatura correcta.
- Persianas motorizadas. Las persianas también juegan un rol importante ya que nos permiten controlar la cantidad de luz que entra por las ventanas. También nos ayuda a protegernos de los rayos UV del sol así como a los materiales de la sala.
- Elevadores. En algunos casos se sugiere el uso de elevadores para proyectores y/o bocinas para dejar los techos limpios cuando éstos no sé estén usando.
Acércate con nosotros donde con gusto te asesoraremos para llevar tus salas de junta al siguiente nivel. Nuestra asesoría es sin costo y sin compromiso de compra.