¿Cómo llevar a cabo la conceptualización de un proyecto corporativo?

En el mundo corporativo antes de poder hacer una cotización para alguna necesidad en particular es importante primero conocer ciertos factores como las necesidades del cliente, conocimiento del área donde se instalaran los equipos e información de ciertos servicios y regulaciones del edificio en donde se va llevar a cabo las instalaciones.

A continuación se vamos ir describiendo paso a paso como llevar la conceptualización de un proyecto corporativo de audio y video de una forma exitosa:

1. Obtener información del cliente. Aunque suene obvio es importante empezar por recolectar los datos de contacto – nombre completo, puesto, teléfono, extensión, celular y correo electrónico – de cada participantes del proyecto para poder empezar a interactuar con ellos para recolectar la siguiente información:
   1. Fase de involucramiento. Es importante el involucramiento del proveedor de audio y video lo más temprano posible en el proyecto, es decir desde que el arquitecto o constructor esta desarrollando los espacios, ya que puede suceder que ciertas áreas presenten complicaciones para las soluciones de audio y video o en el peor de los casos se tengan que hacer modificaciones que involucren re trabajos, tiempo y dinero para corregir cosas que no se consideraron de un inicio.
   2. Necesidades del cliente. Este es uno de los pasos mas importantes del todo el proceso ya que hay que entender muy claramente las necesidades del cliente así como de los usuarios que usaran el sistema día a día. Dependiendo del tamaño del proyecto serán la cantidad de juntas y usuarios finales a entrevistar, mientras más grande los proyectos más juntas serán necesarias – Se debe incluir directivos de alto nivel, usuarios finales, personal de informática, arquitectos, constructores, etc. El objetivo de este paso es preparar un documento donde se incluya claramente la descripción de los sistemas necesarios así como los presupuestos preliminares para dichos sistemas. Este documento debe estar enfocado a la funcionalidad deseada en cada área y no en marcas ni modelos de equipos.
   3. Planos a escala del sitio. Otra información necesaria es contar con planos a escala de las áreas a equipar ya sean áreas que apenas se van a construir – sería lo mejor – o áreas que ya están construidas. Ademas de los planos arquitectónicos necesitamos saber todos los demás sistemas que llevan esas áreas como planos estructurales, mecánicos, detección y extinción de incendios, iluminación, climatización,  etc. ya que con todos estos sistemas podemos interactuar, estorbarnos o complementarnos. Por último se deberá conocer la ubicación exacta donde se podrán alojar equipos de audio y video – normalmente llamado Site de equipos – y son equipos que no tienen interacción directa con los usuarios finales pero son necesarios para que funcione el sistema.
   4. Limitaciones. En esta partida se deben conocer que limitaciones de seguridad o trabajo cuenta el edificio, por ejemplo:
      1. Horas y días permitidos para trabajar.
      2. Limitaciones de espacio para guardar equipo a ser instalado o herramientas.
      3. Equipo de seguridad a usar.
      4. Limitaciones de ruido.
      5. Limitaciones para descargar equipos y manejo de basura.
      6. Áreas con acceso limitado de alto riesgo o valor.
      7. Permisos, constancias del IMSS, cursos a tomar previo a inicio de labores, etc.
2. Manejo de cambios en el sitio. Esta etapa se da normalmente cuando nos enfrentamos a proyectos previamente diseñados por algun arquitecto y/o constructor y que ciertos elementos van a entrar en conflicto con los sistemas de audio y video. Temas como niveles de ruido, lineas de visión entre los usuarios y sistemas de proyección, vibraciones, ductos, iluminación, acabados de la área, etc. pueden afectar el desempeño de los equipos de audio y video inclusive hasta el punto de evitar su función, imaginemos un lugar donde se tenga que hacer videoconferencias de alto nivel pero al lado esta un comedor o salón de descanso y los ruidos generados en esa área afectan a las video conferencias. En caso de que se llegue a detectar alguna posible limitante es obligación del proveedor de audio y video notificar al cliente y negociar con los arquitectos y/o constructores una mejor propuesta de acomodo para cumplir con ambas funcionalidades.
3. Desarrollo de propuesta. Es la última fase y se entrega un documento que contienen la propuesta económica en base a las necesidades del cliente y sus usuarios y donde previamente se analizaron las áreas, restricciones y posibles cambios para poder desarrollar el proyecto correctamente. Este documento deberá entrar en un proceso de revisión – ajustes – revisión – aprobación es decir es un ciclo donde todos los involucrados deben de estar de acuerdo y poder llegar a un documento final – aprobado por todos – y que se convertirá en la guía para el resto del proyecto.
   1. Contenido. Las propuestas pueden varia mucho de un proveedor a otro pero al menos deben contener un diagrama a bloques donde se explica la funcionalidad requerida por los usuarios y como ésta va ser cubierta por los equipos de audio y video, una cotización desglosada con cada equipo a utilizar mencionando marca, modelo y precio unitario y por último las condiciones comerciales sobre las cuales se estipulan anticipos, tipos de cambio, tiempos de entrega, etc.
   2. Seguimiento. Se deberá dejar claras cuales son las siguientes lineas de acción para la aprobación del proyecto para saber con qué figura se deberá dar el seguimiento del mismo.

En Wiredhouse nos encantaría poder ayudarte a solucionar tus necesidades de audio y video para áreas como: salas de junta, salas de conferencias, salas de reuniones, salas de entrenamiento, salones de clases, auditorios, salas divisibles, salas de video conferencias, salas de audiencia, war rooms, arenas, instalaciones deportivas y más. Donde podemos ayudarte desde una pequeña sala hasta todo el edificio. Contáctanos y sigue en sintonía en nuestras redes sociales.